Όλο και περισσότερες μεγάλες εταιρείες βρίσκονται αντιμέτωπες με ένα σημαντικό πρόβλημα: τη διαχείριση του μεγάλου όγκου βιογραφικών που λαμβάνουν.

Τη λύση έρχονται να δώσουν τα συστήματα διαχείρισης αιτήσεων και αναζήτησης προσωπικού (applicant tracking systems – ATS). Πρόκειται για εξειδικευμένα προγράμματα ή online υπηρεσίες, που επιτρέπουν τη διαχείριση των αιτήσεων ψηφιακά, μειώνοντας κατά πολύ τον χρόνο που απαιτείται για τη διαδικασία επιλογής προσωπικού.

Έτσι, ο υποψήφιος καλείται να δημιουργήσει ένα βιογραφικό, το οποίο θα είναι βελτιστοποιημένο για τις παραμέτρους που λαμβάνουν υπόψη αυτού του είδους τα συστήματα.

Προτιμήστε μια λιτή δομή και εμφάνιση

Βρείτε ένα απλό πρότυπο βιογραφικού online και προσαρμόστε το στα προσόντα σας. Αποφύγετε τους πίνακες, τα ειδικά σύμβολα, τη σκίαση, τις ιδιαίτερες γραμματοσειρές, τα χρώματα και γενικότερα οτιδήποτε μπορεί να επηρεάσει το απρόσκοπτο σκανάρισμα του βιογραφικού σας από αυτό το ειδικό λογισμικό.

Προτιμήστε μαύρα γράμματα σε άσπρο φόντο, χωρίς πολλά γραφικά και επενδύστε στην ουσία.

Δώστε τους κατάλληλους τίτλους στις ενότητες

Μια βασική λειτουργία ενός συστήματος διαχείρισης βιογραφικών είναι η αναγνώριση των ξεχωριστών ενοτήτων, οπότε μείνετε στους συνηθισμένους τίτλους, π.χ. Στοιχεία Επικοινωνίας, Εργασιακή Εμπειρία/Προϋπηρεσία, Εκπαίδευση. Μπορεί ένας άνθρωπος να εκτιμούσε ιδιαίτερα τους πιο ευφάνταστους τίτλους, αλλά τα εν λόγω συστήματα είναι φτιαγμένα για να αναζητούν αυτές τις ενότητες, ώστε να αξιολογούν ξεχωριστά κάθε πτυχή του βιογραφικού.

Να είστε προσεκτικοί και στην κατάλληλη αναφορά των ημερομηνιών, για κάθε χρονικό διάστημα απασχόλησης ή εκπαίδευσης.

Χρησιμοποιήστε τις κατάλληλες λέξεις-κλειδιά

Ίσως το πιο σημαντικό που πρέπει να γνωρίζετε για τα συστήματα διαχείρισης αιτήσεων είναι ότι έχουν τη δυνατότητα να εντοπίζουν συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά, προκειμένου να αξιολογήσουν τη συμβατότητα ενός βιογραφικού με την αντίστοιχη θέση εργασίας.

Παρόλο που αυτές οι λέξεις-κλειδιά μπορούν να οριστούν από τον υπεύθυνο προσωπικού ακόμη και χειροκίνητα, είναι συνήθης πρακτική να χρησιμοποιούνται λέξεις και φράσεις που αναφέρονται στην αγγελία εργασίας.

Διαβάστε λοιπόν καλά την αγγελία, εντοπίστε αυτές τις λέξεις-κλειδιά και φροντίστε να τις συμπεριλάβετε στις κατάλληλες ενότητες του βιογραφικού σας. Έτσι, το λογισμικό θα μπορεί να αναγνωρίσει ότι το βιογραφικό σας είναι συμβατό με τη θέση εργασίας που προσφέρεται.

Ωστόσο, μην το παρακάνετε και μην γεμίζετε το βιογραφικό σας με λέξεις κλειδιά χωρίς να υπάρχει συνοχή.

Αναδείξτε τις δεξιότητές σας

Στο πλαίσιο του εντοπισμού των κατάλληλων λέξεων-κλειδιών, δώστε βάση τις δεξιότητες που αναφέρονται στην αγγελία. Εφόσον τις κατέχετε, αναδείξτε τες γράφοντας μια πρόταση για τις εμπειρίες που σας έκαναν να τις αναπτύξετε. Πρόκειται για μια κίνηση που θα σας δώσει την ευκαιρία να ενσωματώσετε και άλλες πιθανές λέξεις ή παραλλαγές.

Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε «Στην τελευταία εταιρεία που εργαζόμουν, ήμουν μέλος μιας πολυπληθούς ομάδας, οπότε γνωρίζω πολύ καλά τις προκλήσεις της συνεργασίας και τη σημασία της ομαδικότητας.» 

Μην ξεχνάτε τον εθελοντισμό, την πρακτική άσκηση και άλλες πιστοποιήσεις

Τέλος, εφόσον ασχολείστε με εθελοντικές δράσεις που είναι σχετικές με το αντικείμενό σας, σε περίπτωση που έχετε πρόσθετες πιστοποιήσεις ή εάν έχετε κάνει πρακτική άσκηση πάνω στο αντικείμενο, μπορείτε να προσθέσετε μια μικρή ενότητα που να απαριθμείτε τα παραπάνω.

Και σε αυτήν την περίπτωση, καλό θα ήταν να εστιάσετε σε τομείς που αναφέρονται στην αγγελία ή που γνωρίζετε ότι σχετίζονται με τη δραστηριότητα της επιχείρησης.

Σε ένα άκρως ανταγωνιστικό περιβάλλον, που πολλοί υποψήφιοι μπορεί να έχουν τα ίδια τυπικά προσόντα, αυτό μπορεί πραγματικά να κάνει το βιογραφικό σας να ξεχωρίσει.